PTM-Kiinteistöt Oy tietosuojaseloste

  1. Henkilötietojen käsittely PTM Kiinteistössä

Tämä on PTM Kiinteistön tietosuojaseloste. Selosteessa kerrotaan mitä tietoja PTM Kiinteistöt kerää, mistä kyseisiä tietoja hankitaan ja mihin niitä käytetään sekä missä tilanteissa tietoja luovutetaan. Selosteessa on myös ohjeet, kuinka henkilön tulee menetellä, mikäli hän haluaa tietää tai mahdollisesti korjata rekistereihimme itsestään kerättyjä tietoja ja milloin hän voi kieltää kyseisten tietojen käytön.

PTM Kiinteistöt on kotimainen kiinteistönvälitystoimisto.
Yhteystiedot: Luoteisväylä 37, 00200 HELSINKI
puh. 0400 502 495, info@ptmkiinteistot.fi

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: PTM Kiinteistöt
Y-tunnus:  0927617-7
Osoite: Luoteisväylä 37, 00200 HELSINKI
Puhelinnumero: 0400 502 495
Sähköpostiosoite info@ptmkiinteistot.fi

PTM Kiinteistöt:ssä on käytössä seuraavat rekisterit:

Asiakastieto- ja toimeksiantorekisteri

  1. Rekisterien tietosisältö

Rekistereihin tallennetaan PTM Kiinteistöt:n yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.
Lisää tietoja rekistereistä löydät välitysliikkeen rekisteriselosteista (linkit yllä).

  1. Henkilötietoryhmät

PTM Kiinteistöt:n yleisiä henkilötietoryhmiä ovat pääsääntöisesti toimeksiantajat, myyjät ja ostajat, sekä muut asiakkaat (jäljempänä ”rekisteröity” tai ”rekisteröidyt”).

  1. Henkilötietojen kerääminen

Rekisteröidyn tietoja kerätään ja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella, tai rekisteröidyn kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään sekä viranomaislähteistä, taikka muilta tahoilta kuten pankilta tai isännöitsijältä. Tietoja voidaan kerätä myös välitysliikkeen kotisivujen kautta, esittelyistä, puhelimitse ja sähköpostin kautta.

Tietoja voidaan saada myös seuraavista lähteistä:

  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: vierailijan IP-osoite, vierailun ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain. Rekisteröidyllä on koska tahansa mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
  • Rekisterinpitäjän konserniyhtiöt, sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit, sekä
  • muut asianmukaiset lähteet.
  1. Henkilötietojen käyttö ja oikeusperusta

Henkilötietoja käytetään lakisääteisten asioiden hoitamiseen sekä asiakaspalveluun, viestintään ja välitysliikkeen palveluiden markkinoimiseen. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen. Suoramarkkinointiin henkilötietoja käytetään vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa.

Henkilötietojen käsittely voi perustua rekisteröidyn antamaan suostumukseen yhtä tai useampaa erityistä henkilötietojen käsittelytarkoitusta varten.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi ja täyttämiseksi.

  1. Oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointiin

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää PTM Kiinteistöä kohdistamasta häneen välitysliikkeen palveluiden markkinointia. Viestintää lakisääteisissä asioissa ei voi kieltää.

  1. Tietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsitteleminen ei enää ole rekisterin tarkoituksen kannalta välttämätöntä tai kun rekisteröity pyytää niiden poistamista. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kieltoa koskeva tieto.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia vain sellaisten tietojen poistamista, joiden käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Mikäli henkilötietojen käsittely kuitenkin perustuu esimerkiksi rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen sopimussuhteeseen, säilytetään henkilötietoja niin kauan, kun niiden säilyttäminen on osapuolten välisen sopimussuhteen kannalta välttämätöntä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Kerättyjä henkilötietoja luovutetaan kauppaprosessiin liittyville toimijoille kuten kaupan osapuolille, viranomaisille, isännöitsijälle, pankille ja kaupanvahvistajalle. Emme luovuta henkilö- tai yritysasiakkaiden henkilö- tai tunnistetietoja, tai muita identifioimistietoja kenellekään muille yksityis- tai oikeushenkilöille tai viranomaisille, kuin yllä mainituille. Henkilötietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin. Suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin henkilötietoja käytetään vain siinä tapauksessa, että henkilö, jonka henkilötiedot on kerätty, on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

PTM Kiinteistöt pyrkii takaamaan, että tietoja siirrettäessä ETA-alueen ulkopuolelle sen palveluntarjoajien toimesta, tietojen suojaamiseen on riittävät ja asianmukaiset menetelmät ja, että nämä menetelmät ovat yhteensopivia kulloinkin sovellettavien tietosuojasäännösten kanssa. Kaikissa tilanteissa tietojen siirrot tehdään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) säännösten mukaisesti ja esimerkiksi Euroopan komission vakiolausekkeisiin henkilötietojen siirrosta ETA-alueen ulkopuolelle perustuen.

  1. Tiedonsaantioikeus

Rekisteröidyllä on lakiin perustuva oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu PTM Kiinteistöt:n rekistereihin. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena. Allekirjoitetun tarkastuspyynnön voi toimittaa PTM Kiinteistöt:n toimistoon henkilökohtaisesti, sähköpostin liitteenä (skannattuna) tai postitse. Asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

PTM Kiinteistöt vastaa tiedusteluun kirjallisesti pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

  1. Tiedoissa olevan virheen oikaisu ja tietojen poistaminen ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista tai täydentämistä taikka rekisterissä olevien tietojensa poistamista tai niiden käytön rajoittamista, jos rekisteröity on esittänyt niiden olevan virheellisiä. Mikäli henkilötiedoissa on virhe, se oikaistaan viipymättä rekisteröidyn pyynnöstä. Mikäli virheellinen tieto on välitetty tai luovutettu viranomaisille tai muulle taholle, joille välitysliikkeellä on velvollisuus tai oikeus välittää tai luovuttaa tietoja, oikaistaan virhe myös tietojen vastaanottajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus koskien henkilötietojen käsittelyä ja oikeus pyytää PTM Kiinteistöä poistamaan aikaisemman hyväksynnän perusteella käsitellyt tiedot. PTM Kiinteistöt säilyttää ja käyttää kyseisiä tietoja vain, jos sillä on siihen perusteltu ja lakiin perustuva syy, kuten esimerkiksi laissa asetettujen velvollisuuksien noudattaminen tai mahdollisten riitojen selvittäminen.

Rekisteröidyllä on oikeus saada PTM Kiinteistölle antamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja rekisteröidyn halutessa tiedot voidaan myös siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

PTM Kiinteistöllä on käytössään hallinnollisia, rakenteellisia, teknisiä ja fyysisiä suojamekanismeja sen käsittelemien henkilötietojen suojaamiseksi oikeudettomalta pääsyltä ja muuttamiselta, paljastamiselta ja tuhoamiselta. Tällaisia mekanismeja ovat muun muassa palomuurit, tietojen kryptaaminen, tietoturvalliset tilat sekä kulkulupajärjestelmä. PTM Kiinteistöt tarkastaa myös säännöllisesti verkkosivujaan, järjestelmiään ja muita tietovälineitään turvallisuusloukkausten varalta.

Mikäli suojamekanismeista huolimatta ilmenisi tietoturvaloukkaus, jolla olisi kielteisiä vaikutuksia rekisteröityjen yksityisyyteen, PTM Kiinteistöt tiedottaa tästä kaikkia rekisteröityjä sekä muita tahoja, joihin loukkauksella on vaikutusta. PTM Kiinteistöt tiedottaa, tietosuojalainsäädännön niin edellyttäessä, loukkauksesta myös asiaan kuuluvalle viranomaiselle mahdollisimman nopeasti.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne PTM Kiinteistön työntekijät, joiden toimenkuvaan tietojen käsittely kuuluu.

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

PTM Kiinteistöt kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen PTM Kiinteistöt suosittelee rekisteröityä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

  1. Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus PTM Kiinteistön suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset seuraavasta linkistä:

https://tietosuoja.fi/etusivu

Valikko